POLÍTICA DE TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

1. Introducción

La Fundación César Domicó – Arte, Magia y Cultura reconoce la importancia de proteger la privacidad y la información personal de las personas que participan en sus actividades.

Nuestro compromiso es administrar los datos personales con responsabilidad, confidencialidad, seguridad y transparencia.

La presente política establece los principios, procedimientos y condiciones para la recolección, almacenamiento, uso, circulación, actualización y supresión de datos personales, de conformidad con la legislación colombiana aplicable.

2. Marco legal

• Esta política se fundamenta principalmente en:
• Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia.
• Ley Estatutaria 1581 de 2012.
• Decreto 1074 de 2015 y sus modificaciones.
• Normas complementarias e instrucciones aplicables de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).

La Fundación actuará como responsable del tratamiento de los datos personales cuya finalidad y utilización determine.

3. Información personal que recopilamos

Dependiendo de la actividad o servicio solicitado, la Fundación podrá recopilar:

Datos de identificación y contacto:

• Nombres y apellidos.
• Ciudad y país de residencia.
• Correo electrónico.
• Número de teléfono.
• Tipo y número de documento de identidad, cuando sea necesario.

Información artística y profesional:

• Trayectoria como mago o artista.
• Experiencia, especialidad y formación.
• Participación en festivales, congresos y convenciones.
• Referencias profesionales.
• Fotografías, videos, portafolios y enlaces a redes sociales.

Información relacionada con becas:

• Datos necesarios para evaluar solicitudes.
• Documentos de identificación y viaje, cuando sean indispensables.
• Información sobre admisiones a eventos.
• Datos para organizar hospedaje, transporte y otros beneficios autorizados.

Información sobre eventos:

• Nombre, fecha y lugar del evento.
• Descripción y artistas participantes.
• Fotografías y material promocional.
• Información sobre boletería, descuentos y donaciones.

Información relacionada con donaciones:

• Identificación y contacto del donante.
• Tipo, características y condiciones de la donación.
• Datos administrativos y de soporte necesarios para gestionar la contribución.

La Fundación procurará recopilar únicamente los datos pertinentes y necesarios para cada finalidad.

4. Finalidades del tratamiento

Los datos personales podrán utilizarse para:

1. Responder preguntas y solicitudes recibidas mediante el sitio web o canales oficiales.
2. Administrar convocatorias, evaluar solicitudes y otorgar becas.
3. Verificar el cumplimiento de los requisitos de participación.
4. Contactar a postulantes, beneficiarios, donantes, artistas y organizadores.
5. Coordinar hospedajes, reservas, entradas y beneficios vinculados con programas de apoyo.
6. Gestionar donaciones económicas, materiales, educativas o de boletería.
7. Revisar y publicar información de eventos autorizados.
8. Organizar talleres, conferencias, congresos y actividades culturales.
9. Mantener registros administrativos y cumplir obligaciones legales y contables.
10. Prevenir fraudes, suplantaciones y usos indebidos de los programas de la Fundación.
11. Enviar comunicaciones promocionales o informativas cuando exista la autorización correspondiente.

La Fundación no utilizará los datos personales para finalidades incompatibles con las informadas al titular.

5. Autorización para el tratamiento

Cuando la ley exija autorización, la Fundación la solicitará de manera previa, expresa e informada, a través de sus formularios electrónicos, documentos u otros medios que permitan conservar constancia de dicha autorización.

Al proporcionar sus datos y aceptar la autorización correspondiente, el titular permite su tratamiento exclusivamente para las finalidades informadas.

La aceptación de esta política no implica autorización automática para recibir publicidad ni para publicar fotografías, documentos o información personal.

Las autorizaciones de marketing y publicación de imagen se solicitarán separadamente cuando corresponda.

6. Confidencialidad de los datos

La información personal suministrada mediante formularios de contacto, solicitudes de becas, propuestas de donaciones e inscripciones será utilizada exclusivamente para fines administrativos y actividades autorizadas.

Los nombres, apellidos, teléfonos, correos electrónicos, números de identificación y demás información privada no serán publicados en el sitio web sin una autorización válida o fundamento legal aplicable.

Solamente el personal autorizado y los terceros que legítimamente deban intervenir en un trámite podrán acceder a los datos necesarios para realizar sus funciones.

La Fundación no comercializará sus bases de datos personales.

7. Publicación de eventos y material promocional

Los organizadores que propongan eventos podrán autorizar la publicación de determinada información, como:

• Nombre del espectáculo.
• Lugar, ciudad, fecha y hora.
• Descripción del evento.
• Artistas participantes.
• Fotografías y logotipos autorizados.
• Precios, descuentos y enlaces de compra.

Los datos privados suministrados únicamente para verificar o gestionar la solicitud no serán publicados.

El envío de información no garantiza su publicación. La Fundación podrá revisar las propuestas antes de incorporarlas a sus canales oficiales.

El organizador deberá contar con los permisos necesarios para suministrar fotografías, datos e imágenes de otras personas.

8. Protección de los solicitantes de becas

Los datos de quienes participen en convocatorias de becas serán tratados con especial reserva.

Los documentos personales, referencias, entrevistas y demás información presentada durante los procesos de selección se utilizarán para comprobar requisitos, evaluar postulaciones y gestionar los beneficios otorgados.

Cuando resulte indispensable realizar una reserva o inscripción, la Fundación podrá compartir con hoteles, organizadores de eventos y proveedores autorizados únicamente los datos necesarios para el servicio correspondiente, con las garantías y autorizaciones exigidas por la ley.

La Fundación no divulgará públicamente los documentos de identidad ni la información privada de los participantes.

La publicación del nombre o imagen de un beneficiario estará sujeta a la autorización correspondiente o al fundamento legal que resulte aplicable.

9. Derechos de los titulares

Toda persona titular de datos personales podrá ejercer los derechos reconocidos por la legislación colombiana, incluidos:

• Conocer sus datos personales y acceder gratuitamente a ellos.
• Solicitar actualización o rectificación.
• Solicitar información sobre su utilización.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada, cuando corresponda.
• Revocar la autorización o solicitar la supresión de datos en los casos procedentes.
• Presentar consultas y reclamos.
• Acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio, previo cumplimiento del procedimiento legal correspondiente.

El ejercicio de estos derechos será gratuito en las condiciones establecidas por la normativa.

10. Solicitudes, consultas y reclamos

La Fundación designará a la persona o área encargada de atender las solicitudes relacionadas con protección de datos personales.

• Área responsable: [Área o persona designada]
• Correo electrónico: [Correo oficial de protección de datos]

El titular podrá presentar solicitudes de acceso, actualización, rectificación, supresión o revocatoria, indicando:

• Nombre e identificación del solicitante.
• Datos de contacto.
• Descripción de la solicitud.
• Documentos de soporte, cuando sean necesarios.

La Fundación verificará la identidad o legitimación de quien presente la solicitud antes de entregar información personal.

Plazos de respuesta:

Las consultas serán atendidas dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a su recepción, con la posibilidad de una ampliación de hasta cinco (5) días hábiles adicionales, previo aviso justificado.

Los reclamos completos serán atendidos dentro de los quince (15) días hábiles siguientes al día posterior a su recepción, con una ampliación máxima de ocho (8) días hábiles adicionales cuando exista justificación y se informe oportunamente al interesado.

Cuando un reclamo esté incompleto, se seguirá el procedimiento de subsanación previsto en la ley.

11. Seguridad de la información

La Fundación adoptará medidas administrativas, técnicas y organizativas razonables y proporcionales para proteger los datos personales contra accesos no autorizados, pérdida, alteración, divulgación indebida y uso fraudulento.

Estas medidas incluirán, según corresponda:

• Acceso limitado a personal autorizado.
• Protección de sistemas y archivos.
• Contraseñas y mecanismos de autenticación.
• Respaldo y conservación segura de información.
• Eliminación o anonimización de datos cuando corresponda.
• Controles de seguridad en formularios y servicios digitales.

Aunque se implementen medidas de protección, ningún sistema electrónico puede garantizar seguridad absoluta.

12. Datos sensibles y menores de edad

La Fundación evitará solicitar datos sensibles cuando no sean indispensables.

Si una actividad requiere tratar información sensible, se informará expresamente su finalidad y su carácter facultativo, y se obtendrá la autorización explícita correspondiente cuando sea exigible.

En actividades que involucren menores de edad se respetará su interés superior y sus derechos fundamentales, y se solicitará la autorización de sus representantes legales cuando corresponda, teniendo en cuenta el derecho del menor a ser escuchado.

13. Uso de proveedores y servicios tecnológicos

Para administrar el sitio web, almacenar solicitudes, prestar servicios digitales, enviar comunicaciones o gestionar actividades, la Fundación podrá utilizar proveedores tecnológicos y administrativos.

Estos proveedores deberán cumplir las obligaciones aplicables de confidencialidad y protección de datos.

Cuando los servicios impliquen transmisión o transferencia internacional de información personal, la Fundación adoptará las medidas y garantías exigidas por la normativa colombiana.

14. Conservación de la información

Los datos se conservarán durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades autorizadas, atender obligaciones legales o contractuales y resolver asuntos administrativos pendientes.

Una vez cumplidas dichas finalidades y vencidos los plazos legales de conservación, se procederá a eliminar o anonimizar la información, salvo que exista un fundamento legítimo para continuar conservándola.

15. Comunicaciones institucionales

La Fundación podrá informar sobre becas, actividades culturales, festivales, oportunidades educativas y proyectos artísticos a quienes hayan autorizado recibir dichas comunicaciones.

Las personas podrán solicitar que cesen los envíos promocionales mediante los canales habilitados.

La inscripción a una beca, el envío de un evento o la realización de una donación no implica, por sí sola, aceptación para recibir publicidad.

16. Modificaciones a la política

La Fundación podrá actualizar esta política para reflejar cambios normativos, administrativos o en sus procedimientos internos.

Las modificaciones serán publicadas en el sitio web oficial y, cuando corresponda legalmente, se informarán a los titulares y se solicitarán nuevas autorizaciones.

17. Vigencia

Esta política entrará en vigor a partir de la fecha de su aprobación institucional.

Las bases de datos estarán vigentes durante el tiempo necesario para las finalidades autorizadas y los períodos de conservación legalmente exigibles, conforme a lo establecido en esta política.

Fundación César Domicó – Arte, Magia y Cultura

Bogotá D. C., Colombia

Comprometidos con el arte, el talento y la protección de la información de nuestra comunidad.